Apuntes sobre la eficacia

eficacia.

(Del lat. efficacĭa).

1. f. Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

Ya sea de forma implícita o explícita, consciente o no, eficacia es lo que se persigue en toda organización. Al menos, eso sería lo lógico.

Eficacia. Como la punta de una flecha que impacta en el centro de la diana.

Este suceso, aparentemente simple, trae de cabeza a equipos, sistemas y líderes. Lo sepan o no, solamente una acción concentrada y bien dirigida pondrá la punta de la flecha en el lugar indicado. 

Lo que es a simple vista fácil,  parece convertirse en una quimera eternamente perseguida. 

Si fuera enunciado como un teorema físico, Eficacia sería igual a la suma de Objetivo mas Capacidad mas Acciones Aplicadas al logro, algo así como:

                                                     Ob + Cp + AA = Ef

Analicemos estos parámetros como si de una ecuación se tratara.

       

Cuando la incógnita es el objetivo: X + Cp + AA = Ef

Es posible que cada directivo tenga en mente un Objetivo. Puede que a uno le parezca deseable conseguir mayor relevancia en los medios, a otro un aumento en la productividad y los márgenes de beneficio, a otro acabar pronto la jornada para dedicarse a lo que de verdad le interesa...

La sustitución de Ob por X, no solo afecta a este parámetro sino que diluye las Capacidades y confunde las Acciones Aplicadas. Es fatídico. Y el resultado desciende ostensiblemente.

Cuando la incógnita son las capacidades: Ob + X + AA = Ef

Hay un Objetivo claro pero las personas asignadas no disponen de las capacidades necesarias para llevarlo a cabo. Esto afecta directamente al tercer parámetro, pues difícilmente tienen lugar las Acciones Aplicadas al fin y la Eficacia se reduce drásticamente, salvo casualidades fortuitas que nada tienen que ver con el logro.

Cuando la incógnita son las Acciones Alineadas: Ob + Cp + X = Ef

Este es el mejor escenario posible, puesto que, con un Objetivo claro y disponiendo de las Capacidades adecuadas, el trazado de las Acciones es cuestión de tiempo, por tanto, tendremos un resultado ascendente en la medida en que esta incógnita quede despejada.

Confusiones frecuentes:

Improvisación no es Adaptabilidad

Reacción no es Actuación

Reflexión previa no es indecisión

Protocolo de trabajo no es burocracia

Charlas de café/pasillo no es Comunicación Interna

Opinión no es Criterio

Opinar no siempre es necesario, de hecho, si nadie te pregunta, el silencio es lo mejor.

Delegar no es dejar que otro haga el trabajo para acabar decidiendo tú.

Controlar procesos es necesario, controlar personas es que algo falla en el sistema.

Arreglarlo Todo

Dos palabras. Una aspiración. Un deseo que nos lleva de cabeza.

Paso a explorar ambos territorios: Arreglar y todo.

Abstenerse quienes no sean muy dados a sumergirse en los significados e implicaciones de aquello que decimos.

Arreglar.

Recuerdo a mi padre sentado en la mesa de la cocina, arreglando su maquinilla de afeitar, las tijeras de podar, el tostador o la radio de mamá que se caía cada dos por tres. Entonces, cuando las cosas se estropeaban, se arreglaban. Había recambios, técnicos y se hablaba de pequeñas reparaciones.

Ahora nuestras ayudas caseras, nuestros pequeños electrodomésticos, nuestras herramientas profesionales no tienen piezas, tienen hardware. Los programas que los hacen funcionar, el software,  no se estropean, quedan obsoletos.

Así pues, ahora no arreglamos; no hay recambios o sale muy caro: "Esto, para lo que le va a costar, le vale la pena comprarlo nuevo". Así pues, sustituímos.

Entonces: Qué queremos decir cuando decimos "esto tengo que arreglarlo"? Refiriéndonos, claro está, y aquí cambiamos de escenario,  a un problema, un malentendido, una relación...

Queremos decir que deseamos que sea como nosotros queremos que sea. He aquí el primer punto de discordia: Arreglar un aparato era objetivamente posible. Querías que funcionase como cuando nuevo. Que hiciera bien aquello para lo que estaba programado. 

Arreglar un malentendido o una relación es objetivamente imposible por razones obvias.

Todo.

¿Qué es todo? La globalidad de situaciones en las que nos hayamos inmersos. ¿Un todo que expresa totalidad sin fisuras, sin tiempo, sin deterioro? ¿Dónde es eso posible? ¿En qué planeta de nuestra galaxia u otras de aqui a los confines del Universo? ¿Qué es todo?

Así pues, y a lo que voy: Es un espejismo abocado indefectiblemente al fracaso intentar arreglarlo todo porque eso no es posible.

Aunque toda la bazofia "dáelcienporciendetímismo" y demás historias nos lo ponga difícil y nos haga sentir culpables y dejar tras de nosotros un vergonzoso reguero de toallas tiradas, No Es Posible Arreglarlo Todo.

Por lo tanto, para los que gustan de saberse en el camino de la mejora permanente, ahí va un hueso duro de roer: Acepta lo no perfecto. Acepta que lo perfecto es un delirio de proyección de tus propias expectativas. Acepta que no todo es ni ha de ser como a tí te vendría bien. Que hay otros criterios y muchas otras varas de medir. Que el mundo es múltiple y por eso maravilloso. Quizá en ocasiones adverso, pero siempre  maravilloso.

Coach!

Ya podéis llamarme coach. 

Que lo sea, eso ya depende

de lo que venga.

De alguna manera me comprometo

a seguir sintiéndome aspirante,

a no dar nada por sentado

y a intentar ofrecer mi ayuda

solo si me la piden.

Dedico este título

a los míos,

que saben quienes son,

por su paciencia,

por su ayuda

y por su refuerzo.

NOTAS DE UN ASPIRANTE A COACH (8) "El perchero"

Vale. Sé que esto os va a parecer simple, pueril incluso. O no. 

En ocasiones los mas sencillos ejemplos pueden hacer resonar profundas implicaciones.

Salvaguardada por mi rol de aspirante y buscando construir algo de conocimiento que reafirme mis incipientes pasos, expongo lo que sigue a continuación.

Hablo de trabajo. Hablo de proyecto. Hablo de la misión de empresa.

Hablo de personas que trabajan para esa empresa.

Prácticamente en todas las ocasiones en las que he tenido ocasión de implicarme en el sector medio de una organización, me he encontrado con una realidad semejante. 

Al parecer, no doy con el lugar empresarial correspondiente al siglo que habito y a mis deseos. 

Sí encuentro, sin embargo, personas pro-activas y motivadas a la tarea y al proyecto y que no hayan eco en sus líderes o, seamos realistas, en sus jefes. (Lo de los líderes yo donde mas lo veo es en los libros y en mis apuntes de máster).

Pues bien, y voy al asunto, esas personas caminan con una percha en la mano. 

Cada una camina con su percha. 

De esa percha cuelgan, como corbatas, camisas o pañuelos, sus propias aspiraciones, sus expectativas, sus objetivos y su voluntad de compromiso con la organización a la que quieren o, mejor, querrían querer. Porque somos así. Deseamos pertenecer a algo que nos trascienda, necesitamos que las personas que nos dirigen sean referentes. Deseamos alinearnos con un proyecto. Incluso los mas individualistas desean que su tarea tenga sentido.

Así pues, colgamos de nuestra percha todos esos deseos, ideas, aportaciones y nos mostramos unos a otros esos pañuelos multicolores, esas preciosas camisas de incalculable valor.

Es la empresa quien habría de proporcionar el perchero. 

Proveer a su gente de ese lugar donde colgar sus motivaciones. 

Una espina dorsal que vertebre el proyecto común por encima de los objetivos individuales.

Solo así, cada cual podrá colgar su percha y trabajar, de una vez, con sentido.

NOTAS DE UN ASPIRANTE A COACH (7) "Tareas escondite"

TAREA ESCONDITE:

Seguramente todos integramos, entre nuestras ocupaciones, lo que podríamos llamar tarea escondite. 

Se trata de tareas para zafarnos o despistarnos de lo que es realmente importante.

¿Cómo se identifica una tarea escondite?

1.      Mientras la haces, no estás centrado. No estás con los cinco sentidos y eres consciente de ello.

2.      Mientras la haces, obtienes la falsa justificación de que te relaja, que te desconecta, nada mas lejos de la realidad. Simplemente, enmascara tu sentimiento de culpa.

3.      Cuando terminas, estás como al principio. Solo que tienes menos tiempo.

4.      Nadie te pide que la hagas. La tarea escondite se la inventa esa parte de ti que se asusta, que se niega a identificar y emprender lo que realmente te importa.

¿Cuáles son las características de una tarea escondite?

1.       Es banal y absolutamente prescindible.

2.       No tiene nada que ver con tu misión.

3.       Desorganiza tu espacio, distrae tu atención.

4.       Es adormecedora, adictiva y dañina porque ocupa un espacio que no es el suyo y que te pertenece a ti. 

Algunos ejemplos de tarea escondite

1.       Buscar información de manera indiscriminada en el inicio de un proyecto. Enmascara el miedo a la página en blanco. No hace falta mirar tantas webs. Seguramente lo que quieres hacer ya está hecho. Pero tú puedes darle un enfoque diferente si te mantienes, con autenticidad, en tu propuesta.

2.       Ordenar la mesa (sin criterio de funcionalidad). De esta forma intentas aplazar hacer algo que no te apetece. Pero esto sigue ahí, aunque ordenes tu mesa cien veces.

3.       Cerrar la puerta para no verlo. El montón está detrás, como un monstruo pestilente.
4.      Poner al día la bandeja de entrada de tu correo. No es importante. No es necesario. No es lo que quieres hacer. No ahora, al menos.
5.      Limpiar la casa. No hablo de esa sana costumbre de mantener tu entorno funcional y limpio, no. Hablo de esos arrebatos innecesarios de cambiar de sitio el contenido de todos los armarios de la cocina. Estás escondiendo algo. Y lo sabes.

¿Qué hacer cuando se presenta una tarea escondite?
1.      Estar alerta siempre. Una tarea escondite es insidiosa.
2.      Identificarla.
3.  Interrumplirla. Detenerte y pensar, de verdad. Conscientemente: ¿Qué quiero hacer ahora?, Qué es realmente importante para mí en este momento?

No se os ha ocurrido ninguna tarea escondite mientras leíais? Perdonad. 
No lo creo.

NOTAS DE UN ASPIRANTE A COACH (6) El matiz que lo cambia todo

Hay situaciones de quiebre, se dice en coaching. Yo les llamo momentos muro. Suceden cuando, por más que te golpeas una y otra vez contra él, no consigues atravesarlo. Son esos períodos o relaciones de conflicto o espacios incómodos que no sabes resolver, de los que no sabes escapar.

Cuando ese quiebre se hace insoportable, o bien te dices a tí mismo, esto es imposible de solucionar y he de aceptarlo , o sea haces tuya la máxima "yo soy yo y mis circunstancias" o, en el mejor de los casos,  te vuelves hacia fuera y solicitas ayuda.

Aquí entra el coach, el amigo, el terapeuta, el gurú...

Son caminos para llegar, con suerte, a lo mismo. El matiz que lo cambia todo.

Es muy sencillo. Está muy cerca. Ha permanecido todo el tiempo ahí. Pero, como en una habitación a oscuras, nadie ha abierto la ventana para que pase la luz.

Ahora, por fin lo ves: Eres TÚ.

Soy YO. 

Soy yo quien lo cambia todo. Porque todo el cambio pasa por mí. Porque no puedo cambiar lo Otro. Porque todo lo que es, aparte de mí, tiene derecho a ser como es, aunque a mí no me parezca bien. Porque yo no soy la medida de todas las cosas, tan solo soy la medida de mí mismo que ya es mucho, ya es grande, ya es suficientemente difícil como para que me empeñe en cambiarlo todo.

Porque, además, si lo pudiera cambiar todo y yo siguiera siendo lo mismo, qué sentido tendría?

Ese es, pues, el pequeño gran matiz. Yo, tan solo yo, puedo cambiar en mí. El resto viene luego. O no.

NOTAS DE UN ASPIRANTE A COACH (5) Emociones básicas anexo

Sigo con el temario citado anteriormente y me encuentro con las emociones complejas.

Espero, para mí, que el espectro mejore. 

Inicialmente, parece arreglarse. Abren fuego con el amor y sus hermanas interés y alegría. Esa sí es una buena noticia.

Pero pronto vislumbro, solapado tras el siguiente párrafo al odio, que aparece con sus compinches rabia y desprecio. La ansiedad, esa vieja conocida, con su cortejo de vergüenza, culpabilidad... Los celos, los temerosos incompetentes tan malos amigos ellos y por último la envidia, que nunca es sana, que nos hostiga y atormenta con la tristeza y la hosquedad.

Fijaos qué panorama.

Seguimos en dinámica de minorías. 

Me sorprende observar el variadísimo y rico vocabulario, la bien provista despensa conceptual de que hacen gala las emociones negativas y lo poco dotado que se muestra el amor en adjetivos. Un amor  cuyo mísero relleno, de una sola palabra, es además repetido de la categoría anterior.

Me descubro intentando encontrar mas denominaciones y cómplices para amor y alegría y quisiera ser inuit y que alegría o amor fueran sinónimo de nieve. Podría utilizar muchas palabras para definirlos. Pero es que para los inuit la nieve es su forma de vida. Según parece, su importancia dista mucho de la que tienen alegría y amor para nosotros...

Pocas esperanzas me quedan pues con respecto a la igualdad de las emociones positivas y las que no lo son si conceptual y semánticamente las discriminamos de esta manera tan brutal.

Por lo tanto, rectifico: Al apoyo solicitado para la alegría demando, además, un plus de esfuerzo para el amor (en el mas amplio sentido de la palabra que, además de personas, incluye animales y algunas cosas como, por ejemplo, lugares).

De verdad os lo digo: Pobres emociones buenas, solas en un mar de tan furibundos y deprimentes oleajes...

NOTAS DE UN ASPIRANTE COACH (5) Emociones básicas

Apuntes sobre el manejo eficaz de las emociones.

Acabo de leer que las emociones básicas son: 

Miedo, alegría, tristeza, ira, asco y sorpresa.

Me doy cuenta de lo siguiente: 

Si la sorpresa es considerada una emoción neutra 

(que, por lo visto lo es), 

la única emoción positiva de las seis es la alegría.

Pobre alegría, teniendo que lidiar cada día con la angustia del miedo, la apatía de la tristeza, la tensión de la ira y el asco y con la neutra sorpresa que, últimamente, solo nos depara resultados desagradables...

Porqué somos tan rematadamente tontos?

Porqué no tenemos mas emociones mejores? Quién hizo el reparto?

Porqué una sola emoción buena ha de hacer todo el trabajo?

Porqué la tristeza y el miedo, el asco, la ira, lo tienen más fácil y se pueden organizar para acosarnos, disputarse nuestro estado de ánimo, conquistar el territorio de nuestra persona, como un ejército contra un solo hombre?

Qué tal si armamos mejor a a alegría?

Qué tal si, en las reglas del juego, le damos algo de ventaja?

Porque, a pesar de estar en desiguales condiciones, a pesar de ser el mas pequeño oponente, puede, en ocasiones, con todo. Y se hace con el poder del ánimo. Y, como el joven David con su honda, es capaz de rematar al Gigante de una certera pedrada.

NOTAS DE UN ASPIRANTE A COACH (4) Reconocer-se

Dibujo de Quino, el Grande

En  el congreso de coaching al que tuve ocasión de asistir la semana pasada, uno de los ponentes, caballero de verbo chispeante y discurso poderoso, hablaba del reconocimiento del talento en las empresas. 

En un momento determinado, nos indujo a plantearnos la siguiente pregunta:

-        “A quiénes de los que trabajan a tu alrededor te llevarías contigo? 

. . .

Pensando, días después,  sobre el tema, me doy cuenta de que hay una pregunta anterior a esa. Y que es, a mi juicio, mucho mas importante:

-        “Cuántas de esas personas te elegirían a tí? “

NOTAS DE UN ASPIRANTE A COACH (3) Encajar las desviaciones

Encajar las desviaciones: Un aprendizaje

En cuántas ocasiones las cosas no salen según lo previsto. 

Algunas veces, porque nuestras expectativas son insensatas. El motor de la ilusión y la euforia, unido al desconocimiento y la falta de previsión, nos juegan muy malas pasadas. 

Algo que puede hacer que nos sintamos mejor es enfocar esta situación como un aprendizaje. Es decir, si las cosas no salen como habíamos imaginado tenemos dos opciones: 

1º Abandonar. 

2º Encajar,  revisar y volver a intentarlo. 

Para qué vamos a engañarnos. La primera opción es la que nos pide el cuerpo. La decepción es el peor de los estados para el apasionado. El ala sombría del fracaso sobrevuela nuestro hombro y nos hace sentir ineptos y desesperanzados. Tiene algo que ver con el niño que necesita una recompensa inmediata por el esfuerzo. Por tanto, si abandonamos el proyecto o lo sustituimos por otro nuevo, dejaremos de sentirnos ineficaces y nos ilusionaremos otra vez.  Pero no habremos aprendido nada. 

La segunda opción es mas esforzada. Requiere un paso atrás para lamerse las heridas y, en esa distancia, revisar el enfoque. Ahora sabemos más cosas. Qué pudo ir mal en el planteamiento y qué aspectos habremos de cambiar para volver a intentarlo. El niño impaciente habrá aprendido a esperar. A cuidar y ponderar cada uno de los pasos que le acercan al objetivo. A extraer conocimiento del proceso. Esta posibilidad, sin duda,  nos hace mas fuertes, mas pacientes y mas sabios.

NOTAS DE UN ASPIRANTE A COACH (2) Definir el escenario

Comunicación de encargos. Definir el escenario

Como ya sabemos, por experiencia, los que hemos vivido "del otro lado", muchas veces el encargo del trabajo es impreciso, incompleto, incluso evasivo. 

El directivo emite una demanda y espera una respuesta con la que, en última instancia, aclarar su propia visión del asunto. Es decir, te lanzo mi confusión al respecto en una maraña de directrices, necesidades y cabos sueltos y tu te apañas para hacerme una contrapropuesta con la que yo, al fin, redefiniré aquello cuya forma final no alcanzo a constituir.

Y cuántas veces el trabajo realizado no llega a ver la luz porque el encargo (o breefing) no estaba bien elaborado. Os suena? A mi mucho.

Este aspecto viene a reflejar una carencia fundamental en nuestros líderes. Una falta de planificación? Una mala comunicación? Si, por supuesto, pero esto no son mas que facetas de la misma cuestión: No se valora la reflexión previa que lleva a la maduración. Y hay tanto que decir al respecto...

Porque los líderes no lo son de forma autónoma a su temperamento. Una persona reactiva dará lugar a un líder que antepone la acción por delante de todo. Una persona insegura dará lugar a un directivo "excesivamente" prudente, por tanto indeciso, etc.

Por lo tanto, reconstruyamos a la persona y constituiremos al líder excelente. Que comunique bien y de forma completa porque ha reflexionado previamente y madurado el asunto. Que no tiene miedo de mirar los aspectos negativos de la cuestión porque maneja los recursos y anticipa soluciones. Que es visionario pero realista y, por eso, estudia desde todos los ángulos el proyecto acerca del cual hace el encargo. Y, por lo tanto, será específico y concreto y establecerá los criterios de valoración de forma que el subordinado sepa a qué atenerse y trabaje motivado y confortablemente. (Que es como mejor se trabaja, por cierto).

Por eso líderes, responsables, encargados, directivos: No ofendáis la inteligencia de vuestro equipo. Enunciad de manera adecuada el encargo, definid correctamente el escenario y obtendréis, a cambio, un trabajo preciso y precioso.

NOTAS DE UN ASPIRANTE A COACH (1) Preparar-se

Preparación de reuniones y entrevistas

En ocasiones, ante una reunión o entrevista, nos inclinamos a mantener la incógnita acerca de los contenidos que vamos a tratar. Esto no es mas que un truco, bastante habitual de nuestro vanidoso ego, con el fin de obtener un auditorio entregado en el que late la expectativa.

Una actitud bien alejada de una de las premisas fundamentales en lo poco que sé de coaching: Generar confianza en el otro.

Para muchas personas la expresión verbal es complicada. Algunos no están acostumbrados a valorar de manera analítica sus sentimientos con respecto a algo y, mucho menos, a manejar este análisis verbalmente. 
Así pues, cualquier situación que implique  definir, acotar conceptos o expresarse mediante un discurso construido, puede ser estresante e intimidatorio.

De este modo, si lo que deseamos es proponer un escenario confortable, donde el otro sepa que puede expresarse en confianza y nula sensación de amenaza, le ofreceremos un guión previo y simple de los conceptos a tratar, para que conozca el terreno que habrá de recorrer y pueda prepararse adecuadamente.

Que le dedique o no el esfuerzo necesario a prepararse... eso ya es otro cantar.